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Administration Microsoft 365

(Einrichtung und Pflege von Tenants, ggf. Service & Support)

Die Cloud-basierten Office-Anwendungen von Microsoft sind trotz der fortwährenden datenschutzrechtlichen Debatten inzwischen auch im Schulumfeld weit verbreitet und werden um ihrer guten Usability, Performance und Ausfallsicherheit geschätzt. Allerdings sollte keine arg- und sorglose Nutzung stattfinden, insbesondere ist die Verwendung von Edu-A3-Lizenzen mit einem hohen Einrichtungs- und Administrationsaufwand (z. B., aber nicht nur bei den Security- und Compliance-Einstellungen) verbunden und bedürfen einer vorausschauenden Ersteinrichtung, welche sowohl die schulgesetzliche Lage als auch individuelle Anforderungen berücksichtigt.

Wir beraten und schulen Sie rund um den Ankauf, die Lizenzübernahme (ggf. mit einem Lizenzwechsel verbunden), die Ersteinrichtung und den laufenden Betrieb von Microsoft 365 an Schulen. Auf Wunsch nehmen wir Ihnen auch ganze Aufgabenpakete wie Anwender- und Administratorensupport, Helpdesk, Schulungen des Personals in den Bildungseinrichtungen ab.

 

Unsere Leistungen:

a) Vor dem Lizenzankauf:

    • Einschätzung der aktuellen datenschutzrechtlichen Lage vor dem Hintergrund des jüngsten Data Protection Addendums (DPA) von Microsoft und der EU Data Boundary von Microsoft sowie angesichts der Stellungnahmen der jeweils zuständigen Landesdatenschutzaufsicht
    • Abstimmung von Standardisierungsmaßnahmen je Schultyp mit dem Schulträger, Vertreter*innen der Schulformen und ggf. Datenschutzbeauftragten in Vor-Ort-Workshops zu diesen Themen:
      • Grundsätzlicher Tenant-Aufbau (Klassen, Arbeitsgruppen, LuL/SuS-Bereiche etc.)
      • Technische Grundeinstellungen in den Tenants
      • Regeln und Nomenklaturen (E-Mail-Schemata, Filterregeln,
      • Bennenungsrichtlinien für Sicherheitsgruppen und Teams etc.)
      • Administratorenverpflichtungen (Aufgaben und Verhalten von Administratoren)
      • Security- und Compliance-Richtlinien
      • Datenschutzhinweise unter Bezugnahme auf die DSGVO und das jeweilige Landes-DSG
      • Planungshinweise unter der Berücksichtigung der Rechtslage (jeweiliges Landesschulgesetz)
    • Erstellung eines Leitfadens, der die Umsetzungsanforderungen der vom Schulträger festgelegten Standards (s.o.) zusammenfassend beschreibt
    • Planung Ihrer Umsetzungsstrategie („Roadmap“) unter Berücksichtigung schulorganisatorischer und zeitlicher Abläufe, Erstellen von Handlungsempfehlungen sowie vorbereitenden Ablaufbeschreibungen und Formularen

b) Ordnungsgemäße Einrichtung der Schul-Tenants nach Lizenzübernahme:

    • Unterstützung der Schulen beim Lizenzwechsel (Kommunikation mit dem Lizenzvermittler, den IT-Koordinatoren der Schulen, dem Schulträger und gegebenenfalls mit Microsoft)
    • Unterstützung der Schulen bei der ordnungsgemäßen Einrichtung der Tenants gemäß den mit dem Schulträger vereinbarten Grundeinstellungen je Schultyp
    • Ersteinrichtung der Security- und Compliance-Richtlinien in den Schul-Tenants
    • Diskussion möglicher Abweichungswünsche von den Grundeinstellungen mit den Schulen (Individualeinstellungen) und Formulierung von Empfehlungen hinsichtlich der Annahme bzw. Ablehnung dieser Wünsche an den Schulträger

Auf Wunsch liefern wir Ihnen Ihren Tenant so aus, dass Sie direkt damit arbeiten können!

c) Einführungsworkshops zur ordnungsgemäßen Einrichtung von Tenants sowie zur Pflege und Nutzung von bereits eingerichteten Tenants (z. B. bei Schuljahreswechseln). 

Das Angebot richtet sich an drei verschiedene Gruppen:

    • Tenant-Administrationsaufsicht (Schulträger)
    • Tenant-Administratoren (Schulen)
    • Anwender (Lehrer:innen)

…und beinhaltet neben der jeweiligen Vermittlung guter Grundfertigkeiten auf Wunsch auch weitgehende technische Details wie beispielsweise die Anbindung von MX-Records im Exchange-Server zum Nutzen der schulischen E-Mail-Adressen über eine Wunschdomain. Bei Bedarf übernehmen wir statt der Schulungen auch dauerhaft ganze Einrichtungs- und Administrationsaufgaben für einzelne oder alle Gruppen.

Die Angebotspakete a) bis c) werden jeweils einzeln bepreist und können, je nach Ausgangssituation, Bedarf und Budget, variabel gestaltet werden, was die Bearbeitungstiefe angeht.

HINWEIS: Je nach Bedarf können wir auch ein komplettes User Helpdesk zum Thema Nutzung von MS365 an Schulen anbieten (Aufnahme von Anfragen per Telefon u. E-Mail, Ticketing, Support Level 2 u. 3, Abstimmung mit Level 1 Support u. mit dem Schulträger).

Einige der oben gelisteten Leistungen bieten wir mit einem Partnerunternehmen an. Wenn Sie an Details interessiert sind, sprechen Sie uns gerne an!

 

Christoph Andersen

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Geschäftsführer und Partner
christoph.andersen@civitalis.eu
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